Colombia. Expedientes electrónicos como esfuerzo convergente

El Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones ha elevado a consulta pública la propuesta de lineamientos para el uso de medios electrónicos en entidades públicas. El mismo involucra la participación especializada del Archivo General de la Nación.

El decreto reglamentaría el Título IV del Código de Procedimiento Administrativo colombiano, que refiere a la utilización de medios electrónicos en el marco de los procedimientos administrativos. En un contexto mayor, el instrumento forma parte del paquete normativo promovido por la estrategia Gobierno en línea, cuyo objetivo es la construcción de un Estado colaborativo.

En esencia, los lineamientos ofrecen definiciones y parámetros para cumplir con trámites administrativos a través de medios virtuales. Los procesos descritos incluyen darse de alta en las bases de datos de las entidades públicas y la recepción de notificaciones electrónicas, así como la incorporación de actividades archivísticas dentro del ciclo de vida de los expedientes electrónicos, como el foliado, el índice electrónico y la conservación.

El Ministerio de Tecnologías de la Información estaba designado como responsable de ofrecer los lineamientos. Pero lo cierto es que la presente propuesta también deja en claro que los procesos archivísticos para el tratamiento de documentos electrónicos -como la valoración documental y el establecimiento de estándares en la gestión documental- son responsabilidad del Archivo General de la Nación.

Sobre este último punto tomemos nota en Perú. Por normativa, estructura y ejecución, tanto la Oficina Nacional de Gobierno Electrónico y el Archivo General de la Nación han ido por caminos separados. Como el ejemplo en Colombia lo indica, la gestión de documentos electrónicos públicos debe motivar la convergencia. Una tarea que necesita la voluntad articuladora de la Secretaría de Gestión Pública (la responsable de la estrategia de  modernización de la administración), así como el interés y capacidad de los organismos involucrados.

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