La vigencia de los repositorios documentales

Trabajas en una universidad y notas que cada facultad tiene su manera de archivar digitalmente lo que produce su plana docente – investigadores. Llegas a una institución que invierte en programas de intervención social y observas que su banco digital de proyectos no está ni organizado ni accesible de modo eficiente. Lo común en ambos espacios es la posibilidad de usar un repositorio documental que permita gestionar la producción de conocimientos que se encuentra disponible en formato digital.

Un repositorio digital te permite acopiar y organizar productos documentales para dos principales motivos. Por un lado, permite preservar adecuadamente esta información, de tal modo que, pasado un tiempo, no se pierda o se vuelva inaccesible por emergentes formatos de visualización de datos. Además, contar con un repositorio documental facilita el acceso a contenidos institucionales relevantes para eventuales interesados.

La utilización de esta herramienta se ha concentrado en espacios académicos, donde se suele contar -idealmente- con productos de investigación que necesitan ser sistematizados de alguna forma para facilitar su preservación digital y acceso para los públicos objetivos. En ese contexto, la figura del acceso abierto (a colecciones documentales de texto completo) ha surgido como una alternativa a la dificultad de  contar con resultados de investigación a un precio asequible. Así, instituciones académicas que asumen esta posición pueden, a través de portales web, permitir el acceso a su repositorio documental. La lógica es que el conocimiento se comparta para que luego -de nuevo, idealmente- los beneficiarios de este libre acceso puedan producir e intercambiar información que también terminará formando parte del cuerpo académico de una determinada disciplina (1).

Con todo, organizar una colección de documentos en formato digital para su preservación y acceso es una necesidad no solo académica y que también aparece en centros de investigación, consultoras, organismos de cooperación internacional u ONGs. Ciertamente, su implementación es  más ventajosa cuándo están involucrados un grupo de agentes o redes, ya que los recursos se maximizan al tratar, por ejemplo, un acervo documental total de más de 5,000 documentos (2).

En líneas generales, hay varias variables a considerar al implementar un repositorio.  Una mirada más en detalle dará motivo a próximos posts (3).

Actualización (8/6/2011)

Estoy comenzando este mapa mental como punto de partida para una revisión progresiva de las variables vinculadas en el archivo, preservación y visualización de colecciones de objetos digitales

Notas

(1) Como complemento a esta prédica del acceso abierto, se puede consultar sobre las limitaciones del modelo en el contexto académico peruano en:

Eduardo Villanueva (2006). “Accidental open access and the hazards involved: Preliminary experiences on Internet-based publishing in a Peruvian university“, en: First Monday, vol. 11, Nº 6

(2) Una experiencia de sinergia en el uso de un repositorio se puede encontrar en la Biblioteca Virtual de la Cooperación Internacional , que pretende sistematizar la producción de conocimiento generado por la Cooperación Internacional en Perú.

(3) Referencias adicionales sobre repositorios documentales se puede encontrar en perfil Delicious.

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